Cách giữ cho kho lưu trữ hồ sơ qua 5 năm vẫn an toàn

Mục tiêu lưu trữ hồ sơ 5 năm có yêu cầu gì

Ngày nay trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ chúng ta cần có rất nhiều yêu cầu về mặt hình thức và chuẩn bị để có thể thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ cho thật tốt và an toàn mà trong đó chúng ta sẽ phải chuẩn bị rất nhiều thứ cho từng hạng mục lưu trữ hồ sơ khác nhau. Vậy hạng mục lưu trữ hồ sơ nào thường được quan tâm nhiều nhất.

Thời gian hiệu lực trung bình thường thấy của các loại hồ sơ là 5 năm nên lưu trữ kho hồ sơ  5 năm chính là một trong những tiêu chí và hạng mục lưu trữ hồ sơ mà ngày nay chúng ta thường gặp nhất. Từ đó chúng ta cần có những khái niệm cơ bản và tiêu chuẩn để thực hiện lưu trữ cho kho hồ sơ của chúng ta thật chất lượng và an toàn đem lại cho chúng ta sự đầu tư vượt trội về lưu trữ. Sau đây là những ưu ý chúng ta cần thực hiện để lưu trữ hồ sơ 5 năm thật chất lượng.

Các bước cần chuẩn bị để lưu trữ hồ sơ trên 5 năm

Điều đầu tiên chúng ta cần chuẩn bị cho hạng mục lưu trữ hồ sơ (http://www.luuhoso.com) này chính là chúng ta cần phải chuẩn bị thật nhiều các yếu tố tiêu chuẩn cho từng loại hồ sơ của chúng ta cần thực hiện như các quy trình chuẩn bị về kho lưu. Kho lưu hồ sơ 5 năm cũng thuộc dạng kho lưu trữ khá lâu nên chúng ta cần chuẩn bị sao cho chúng thật hoàn thiện về cơ sở hạ tầng, cơ cấu cũng như dự định lưu trữi của chúng ta trong khoảng thời gian này.

Kế đó chính là hoàn hảo hóa môi trường kho lưu để giúp cho chúng ta có môi trường bảo quản kho lưu thật chuyên nghiệp, qua việc đầu tư các thiết bị thông thoáng khí trực tiếp giúp cho môi trường kho lưu đạt các tiêu chuẩn khô ráo và sạch sẽ mà chúng ta có thể dễ dàng chuẩn bị để thực hiện hơn cho các tiêu chuẩn lưu kho của chúng ta hiện nay.

Kế đó là trong khâu vận hành chúng ta phải có những nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp, sắp xếp số lượng lớn hồ sơ thật trật tự để từ đó chúng ta có thể dễ dàng truy xuất cũng như quản lý hồ sơ khi mà số lượng của chúng tăng dần theo thời gian trước khi đạt định mức 5 năm.

VINAMOVES – CÔNG TY CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ

Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM

Tel: 08-62589547 – 08-62589548

Fax: 08-35562975